En koppling mellan affärssystemet och artikeldatan låter alltid rätt. Men affärssystemet känner artikelnummer, pris och lager — inte GTIN per förpackningsnivå eller vad kartongen mäter. Här är vad en integration faktiskt ger dig, och vad den inte kan ge.
Frågan kommer tidigt, och den kommer alltid i samma form: kan vi inte koppla ihop det här med affärssystemet? Allt på ett ställe, inget dubbelarbete, en sanning om sortimentet. Det låter självklart, och det är därför det är värt att titta efter vad kopplingen faktiskt skulle flytta.
Svaret är inte nej. Men det är ett mindre ja än man tror, och nyttan sitter på ett annat ställe än där man letar efter den.
Vad affärssystemet vet
Ditt affärssystem är byggt för att fakturera, lagerföra och bokföra. Det håller reda på artikelnummer, benämning, pris, leverantör, moms och saldo — och gör det bra.
GS1-artikelinformation är något annat. Den handlar om varan som fysiskt föremål och om hur den beter sig i en butik och på ett lager:
- Tre identiteter, inte en. Flaskan, kartongen och pallen har varsitt GTIN och är varsin artikel i registret. Affärssystemet har oftast en rad.
- Mått och vikt per nivå. Höjd, bredd, djup, brutto och netto — för varje nivå för sig, för det är de siffrorna butiken planerar hyllan efter.
- Hur nivåerna hänger ihop. Hur många flaskor i kartongen, hur många kartonger på pallen, vilken nivå som beställs och vilken som skickas.
- Fält som saknar motsvarighet. Streckkodstyp, hållbarhet, ursprung, näringsvärden, allergener, alkoholhalt — och de mottagarspecifika kraven ovanpå.
En synkronisering kan bara flytta det som finns i källan. Har källan sex av tvåhundra fält flyttar den sex fält, hur välbyggd kopplingen än är.
Fördelarna som faktiskt finns
De är verkliga, men de är få, och det är ärligt att säga det.
- Namnet skrivs en gång. Artikelnummer och benämning slipper skrivas in på två ställen, och slipper därmed skilja sig åt.
- Nya artiklar syns. Lägger någon upp en vara i affärssystemet dyker den upp som något att ta hand om, i stället för att bli ihågkommen eller inte.
- En sanning om vad saker heter. Två register som beskriver samma sortiment glider isär över tid. Ett av dem bör vinna.
Ingen av dem fyller i ett enda GS1-fält åt dig. De tar bort inskrivning av det du redan har, inte av det som är jobbigt.
Den fördel som är värd något
Den ligger inte i att flytta fält. Den ligger i att jämföra två listor.
Affärssystemet vet vad du säljer. Artikeldatasystemet vet vad som är publicerat, godkänt och utan anmärkningar hos köparen. Lägg de två bredvid varandra och du får svaret på en fråga ingen av dem kan svara på ensam: vilka av mina artiklar är inte ute?
Det är den frågan som kostar pengar när den inte ställs. En ny vara säljs in, ligger i ordersystemet, och saknas hos mottagaren — eller ligger där med en anmärkning som ingen sett. Varan går inte att beställa, och det upptäcks när någon försöker.
Vad det kostar att bygga den
Ett integrationsprojekt är inte gratis. Fälten ska mappas, mappningen ska underhållas, GS1-standarden byter version, och någon ska äga kopplingen den dagen den slutar fungera. Det är sällan svårt — men det är alltid någons arbete.
Frågan att ställa innan man börjar är enkel: vad flyttar den här kopplingen som jag inte hinner skriva in på tio minuter? Är svaret "artikelnummer och benämning" är kopplingen dyrare än problemet.
Så vi ser på det
Registret i Pimble är byggt kring GTIN och förpackningsnivåer, inte kring en artikelrad — därför att det är så köparen läser det, och så Validoo vill ha det. Och statusen följer med varje artikel: vad som är publicerat, till vem, när, och vad kontrollen har emot det.
Det är den delen som är värd en koppling den dagen du vill ha en. Börja utan. Se efter en säsong om det du saknar är inskrivningen eller överblicken. Då vet du vad integrationen ska göra innan du bygger den — och det är den ordningen som gör integrationsprojekt korta.