Så kommer du igång med Validoo
Du har fått veta att artiklarna ska ligga i Validoo, och det är första gången. Här står vad du måste ordna hos GS1 innan något kan skickas, och vad en artikel består av. Stegen ett till sex gäller oavsett vilket system du sedan väljer.
Validoo är GS1 Swedens datapool. Du lämnar uppgifterna om dina produkter en gång, och köparna hämtar dem därifrån i stället för att fråga dig var för sig. Dagligvaruhandeln, foodservice, apoteken och dryckesbranschen använder samma pool — Systembolaget, Axfood, Coop och ICA hämtar alla ur den.
Uppgifterna skickas enligt GS1-standarden, samma format som används internationellt. Du behöver inte kunna det, men det förklarar varför fälten heter som de gör: T4020 är bruttovikt, T0154 är GTIN. Namnen kommer ur standarden, inte ur svenskan.
Validoo tar inte emot vad som helst. Varje sändning prövas mot ett regelverk, och det som inte håller avvisas med en regelkod. Arbetet handlar därför mer om att få uppgifterna rätt än om att skicka dem.
Sex steg innan du kan börja
Det här gör du hos GS1, och det gäller innan något system kommer in i bilden. Räkna med några dagar.
Bli medlem i GS1 Sweden
GS1: Bli kundMedlemskapet ger rätten att skapa GTIN, artikelnumren som varje förpackningsnivå bär. Utan egna GTIN finns inget att registrera — det är därför det kommer först.
Ansök om GLN-nummer
Ansök hos GS1 SwedenGLN står för Global Location Number och är företagets adress i systemet. Levererar du redan till Systembolaget finns troligen någon form av GLN registrerat hos dem — men ett förenklat, kostnadsfritt GLN räcker inte för att identifiera företaget i orderflöden och i artikelinformationen. Ansökan görs hos GS1 Sweden.
Teckna avtal med en godkänd systemleverantör
Prata med ossNågon ska bygga meddelandet och skicka det i ditt namn, och bara godkända systemleverantörer får göra det. Pimble är en av dem, och drivs av Hugo & Friends AB.
Anslut dig till Validoo
GS1: Kom igång med ValidooValidoo är samlingsnamnet på tjänsterna, och Artikelinformation är den du behöver för att kunna skicka. Den tecknas hos GS1 och är skild från medlemskapet — man kan vara medlem utan att kunna publicera.
Ange oss som systemleverantör
GS1: Skicka artikelinformationNär du ansluter dig till Validoo anger du vilken systemleverantör som får skicka i ditt namn. Väljer du Pimble anger du Pimble.se. Utan det steget avvisas sändningarna även när allt annat är rätt.
Ange adressen för artikelvalidering
GS1: Valideringsrapporter via e-postValidoo svarar på varje sändning, och svaret innehåller det som gick fel. Registrera en e-postadress som någon verkligen läser — annars står artiklarna avvisade utan att någon vet om det. Använder du Pimble får du adressen av oss.
När det här är på plats kan artikelinformationen börja skickas. Har du redan artiklar i Validoo från ett annat system är stegen gjorda — då mejlar du i stället GS1:s kundservice och ber dem ställa om till Pimble och skicka ditt register och dina bilder till oss. Pimble ger dig mejlet färdigskrivet, och GS1 gör det normalt inom två arbetsdagar.
Vad en artikel består av
Grunden är densamma för alla: artikelnummer, produktnamn, varumärke, en varugrupp ur GPC-katalogen, nettoinnehåll och förpackningstyp. Sedan kommer måtten och vikterna, och de anges per nivå — höjd, bredd, djup, brutto- och nettovikt för flaskan, för kartongen och för pallen var för sig.
Varje nivå har ett eget GTIN. Flaskan är en artikel, kartongen en annan, pallen en tredje: butiken beställer kartongen medan hyllan bär flaskan. Ett GTIN som en gång använts kan aldrig återanvändas till något annat.
Hierarkin är egen information: hur många flaskor i en kartong, hur många kartonger på en pall, och vilken nivå som går att beställa respektive fakturera. Köparen planerar lager och hylla ur de siffrorna.
Är produkten ett livsmedel tillkommer ingrediensförteckning, näringsvärde och allergener. Är den alkoholhaltig tillkommer alkoholhalt, och för vin även årgång — vinets undantag från näringsdeklarationen upphörde med årgång 2025. Bilder hör också hit, och Systembolaget har egna krav på hur flaskan ska vara fotograferad.
Vanliga stopp
Fem av de regler som oftast fäller en första sändning.
Vikterna går inte ihop
Kartongens bruttovikt måste vara större än flaskorna i den plus emballaget. Räknar man fel avvisas sändningen, och felet syns inte förrän då.
Basenheten är inte utpekad
Nederst i hierarkin ska det stå en basenhet. Saknas nivån i förpackningsträdet ser allt konsekvent ut ända fram till avslaget.
Databäraren och GTIN hör inte ihop
En EAN_13-streckkod kräver ett GTIN som börjar på nolla, en EAN_8 sex nollor. Det är inte en formalitet utan hur ett kortare nummer bor i ett fjortonsiffrigt fält.
Tullklassificeringen har fel längd
Koden ska ha sex, åtta, tio eller elva siffror, och typen måste vara en av dem GS1-standarden accepterar.
Ingen nivå går att beställa
Minst en nivå måste vara beställningsbar och minst en fakturerbar. En hierarki ingen kan handla ur avvisas.